Mala direta – criando etiquetas de endereçamento

Dica muito boa do site: http://valeucara.blogspot.com.br/

me ajudou muito.

link da postagem: http://valeucara.blogspot.com.br/2013/12/mala-direta-parte-1-criando-etiquetas.html

Este será o primeiro de um série de artigos que mostrará os principais aspectos e o conceitos de criação de malas diretas.

A utilização de mala direta é um recurso bastante eficiente, sendo usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos. Se no passado essa tarefa demandava uma trabalheira enorme, hoje isso se tornou muito facilitado graças à ajuda dos processadores de texto como o Microsoft Word e o LibreOffice Writer. Como este blog é focado no uso do software livre, obviamente damos preferência ao Writer – cujos recursos não deixam nada a desejar para o seu concorrente pago.
O lance bacana da mala direta está no fato de que, através de um único modelo de documento, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, de um jeito totalmente particular, independentemente da quantidade de destinatários ao qual a mesma será remetida.
Para fazermos uma mala direta, precisamos basicamente de dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado e um arquivo que contenha armazenado um conjunto de dados capaz de suprir o documento principal com as informações necessárias.
Esse conceito de mala direta até que não é tão difícil de entender. Na maioria dos casos o maior problema consiste em fazer a coisa funcionar. Mas se você estiver usando o Writer, você pode deixar tranquilamente essa tarefa por conta dele. Quando o assunto é criar e imprimir várias cópias de um documento para enviar para uma lista de destinatários, etiquetas de endereçamento, envelopes, etc – o Writer tira isso de letra, oferecendo um leque de ferramentas extremamente úteis.
Pois bem, depois que você seguir este primeiro tutorial da série sobre mala direta e pegar o jeito da coisa, verá como é muito simples utilizar este recurso no seu dia a dia. Tão logo comece a criar suas primeiras etiquetas, perceberá o quanto o Writer é uma mão na roda quando o negócio é agilizar o envio de um documento personalizado para uma lista de destinatários.

Esta série de tutoriais não tem por objetivo esclarecer todas as alternativas e configurações possíveis na mala direta do Writer. Irei abordar apenas as opções mais comuns e atraentes, de forma prática, objetivando a criação de uma mala direta rápida e sem muita firula.
A fonte de dados
Conforme fora dito, precisamos de um documento principal e uma fonte de dados para podermos dar início à nossa mala direta. A fonte de dados pode ser qualquer arquivo que possua armazenado, de forma organizada, informações suficientes para o que você pretende fazer.
Aqui por exemplo, precisaremos de um arquivo básico que contenha nomes e endereços. Opcionalmente poderá haver muitas outras informações nesse arquivo. Isso não é problema, desde que ele possua os dados que precisamos.
O LibreOffice acessa uma quantidade bem diversificada de várias fontes de dados, podendo ser um simples arquivo de texto, uma planilha do Calc, Excel, arquivo Dbase, tabelas do Access, dados armazenados no LibreOffice Base, catálogo de endereços do Outlook e até mesmo bancos de dados do MySql, PostGreSQL, Oracle, entre outras.
Neste exemplo usarei uma planilha do Calc como fonte de dados.

Figura 1
Criando um vínculo com a fonte de dados
Para uma fonte de dados ficar acessível no Writer, é preciso registrá-la. Trata-se de um procedimento que informa ao LibreOffice que você está autorizando o compartilhamento de uma fonte externa para livre acesso, entre todos os aplicativos da suíte de escritórios, disponibilizando seu conteúdo para gerar outros documentos secundários que forem necessários. Quando você registra torna-se possível fazer com que uma base de dados fique vinculada com outros documentos. É necessário fazer isso apenas uma única vez. Depois disso a fonte de dados ficará efetivamente disponível para todos os documentos no LibreOffice.

Registrar um documento é simples e você poderá fazê-lo a partir de qualquer um dos softwares do LibreOffice.
Aqui usarei o Writer para registrar a minha base de dados para este tutorial.

1) Vá ao menu “Arquivo, Assistentes, Fonte de dados de endereço…”

Figura 2
2) Na janela que se abre escolha a opção “Outra fonte de dados externa” e clique em “Próximo >>”.
Figura 3
3) Clique no botão “Configurações”
Figura 4
4) Em Tipo de banco de dados escolha “Planilha”. Clique em “Próximo >>”.
Figura 5
5) Clique no botão “Procurar” e localize a planilha que contém os dados que você pretende usar na mala direta. Após localizar, clique em “Próximo >>”.
Figura 6
6) Na próxima janela, clique em “Próximo >>”. Não será necessário fazer a Atribuição de campos.
Figura 7
7) Na próxima janela deixe marcado o campo “Disponibilizar este catálogo de endereços para todos os módulos do LibreOffice.
Em nome do catálogo de endereços, você pode atribuir um nome adequado para ser usado pelo LibreOffice como identificação desta fonte de dados.
Figura 8
Tendo definido esses itens, clique no botão “Concluir”. Sua fonte de dados está pronta para uso.
Criando o modelo de etiquetas
Estando a fonte de dados devidamente registrada e pronta para ser usada pelo LibreOffice, vamos começar a explorar um dos recursos mais usados na mala-direta: a geração de etiquetas.
Antes de começar, lembro que o Blog +Valeu Cara já disponibilizou alguns modelos de etiquetas para serem baixados. É possível usá-los para a mala direta? Sim, é possível. Mas vamos com calma.
O que ocorre é que estes modelos previamente montados são excelentes para impressão de textos isolados e individuais, que não seguem um padrão. São ideais para imprimir rótulos de pastas, cadernos, etc. Mas para uso numa mala direta, configurar esse tipo de modelo partindo do zero não é um método muito prático. Seria mais trabalhoso. Não há razão alguma para fazer do jeito mais difícil e abandonar o assistente do Writer, que é extremamente intuitivo e já oferece a ferramenta toda pronta.
Então vamos logo para o jeito mais simples e rápido.
Lembre-se que precisamos de um documento principal e uma fonte de dados. Nessa etapa já estamos com a nossa fonte de dados – a que registramos aí acima. Então a partir de agora é hora de nos focarmos apenas no documento para impressão.
Vamos gerar o modelo para a impressão das etiquetas.
Vá em Arquivo, Novo, Etiquetas
Figura 9
Na aba Etiquetas, no campo “Banco de dados” i), selecione a base de dados que foi registrada anteriormente. Neste tutorial a base de dados possui o nome de “Cadastro”.

Figura 10

No campo “Tabela” ii), selecione a planilha principal dessa base. No meu caso é a “Plan1”.

Agora você pode começar a definir a estrutura de sua etiqueta. O processo é muito simples, sendo realizado no campo de texto com o título de “Texto da etiqueta”.
Nessa área, além de adicionar as referências dos campos da base de dados, você ainda pode adicionar caracteres de símbolos, palavras, frases, etc.
Você pode (e deve), por exemplo, adicionar quebras de linha, colocar vírgula separando informações do endereço e talvez seja necessário incluir espaços e hífen para dividir mais claramente alguma informação como a cidade e o estado. É possível também escrever a palavra CEP antes da numeração postal propriamente dita. Mas atenção, essa informação é apenas para você poder compreender melhor todas possibilidades – pois na prática escrever qualquer coisa antes da numeração do CEP é tecnicamente incorreto.
Para adicionar as referências às colunas da planilha do Calc, clique no campo “Campo do banco de dados” iii), selecione o campo desejado e clique no botão com a seta iv). Isso vai fazer a referência ser adicionada ao texto da etiqueta. No exemplo acima, ao citar o campo “Cidade”, a referência ficou deste modo: <Cadastro.Planilha1.0.Cidade>.
O texto para a etiqueta deste tutorial ficou assim:
<Cadastro.Plan1.0.Nome>
<Cadastro.Plan1.0.Logradouro> <Cadastro.Plan1.0.Endereço>, <Cadastro.Plan1.0.Num>
<Cadastro.Plan1.0.Bairro>
<Cadastro.Plan1.0.Cidade> – <Cadastro.Plan1.0.Estado>
<Cadastro.Plan1.0.CEP>
No campo “Fabricante”, irei usar a etiqueta da “Avery Letter Size” e no campo “Tipo”, escolherei o modelo de etiquetas “5162 Address” (a imagem abaixo mostra a etiqueta 5163 Address / Shipping selecionada, que também é adequada para impressão de etiquetas de endereçamento).

Figura 11
Ôpa! Mas espere aí! Vamos com calma! Eu não comprei etiquetas da Avery. As etiquetas que quero imprimir são da Pimaco. E agora?
Bem, a situação é que o Writer não traz os modelos da fabricante brasileira e isso é verdade. Mas…
Voltando à nossa configuração de etiquetas, saiba que o modelo 6082 da Pimaco é milimetricamente idêntico ao mesmo modelo “5162 Address” da Avery. Entendeu a jogada?
Ah! Seu modelo de etiquetas não é o 6082 da Pimaco? Não tem problema. Abaixo, o Blog +Valeu Cara  dá uma ajudinha para a definição de dois dos tamanhos de etiquetas mais usados para etiquetagem postal:

Fabricante  Modelo
 Pimaco  6082 – 6182 – 6282 – 62582
 Colacril  4009 – 4010
No Writer os modelos acima são equivalente a:
Fabricante: Avery Letter Size
Tipo: 5162 Address
Fabricante  Modelo
 Pimaco  6083 – 6183 – 6283
 Colacril  4011 – 4012
No Writer os modelos acima são equivalentes a:
Fabricante: Avery Letter Size
Tipo: 5163 Address / Shippping
Fabricante  Modelo
 Colacril  4005
No Writer o modelo acima é equivalente a:
Fabricante: Avery Letter Size
Tipo: 5260 Address

Se você estiver satisfeito com o modelo de etiqueta escolhido, pode pular as etapas abaixo e ir direto para o item 8).

Caso o seu modelo de etiquetas não seja encontrado, a maioria dos fabricantes traz, na caixa do produto ou numa folha avulsa, uma tabela de medidas com as especificações da etiqueta e que podem ser facilmente configuradas em editores de texto. Através dessas especificações você poderá ir na aba “Formato” e configurar ali o tamanho de sua etiqueta, conforme mostra a figura abaixo.

Figura 12

Depois de configurar tudo e clicar no botão “Salvar…”, você pode atribuir não só um novo nome de fabricante como também o modelo usado. Da próxima vez que for usar a mesma etiqueta você não precisará fazer mais nada, este modelo já estará disponível no Writer para seu uso.

Figura 13
8) Bom, uma vez definido o tamanho da etiqueta, marque também a opção “Folha avulsa”.

Figura 14
9) Definida a estrutura textual da etiqueta, vá para a aba Opções e certifique-se que a opção “Sincronizar conteúdo” esteja selecionada.
10) Após, clique no botão “Novo Documento”.
Você acaba de criar o documento modelo das suas etiquetas. O que aparece em seu monitor é um novo documento de uma página básica contendo uma série de quadros, um para cada etiqueta do tipo selecionado, preenchida com os campos da fonte de dados que você informou durante a configuração.
Trata-se de um modelo que poderá ser usado todas as vezes que você precisar, com a mesma fonte de dados e tipo de etiqueta.
Editando a aparência das etiquetas
Para alterar o visual das etiquetas, clique com o botão direito do mouse sobre os campos da primeira etiqueta e selecione a opção “Editar estilo de parágrafo”.

Figura 15

Na janela que se abre há um verdadeiro canivete suíço de opções, mas aqui vou citar apenas duas alternativas que considero realmente de maior importância.

Na aba “Fonte” é possível alterar o modelo da fonte e o tamanho das letras. Deve-se tomar cuidado para não se usar fontes de difícil leitura, muito grossas ou com tamanho exagerado.

Figura 16
Na aba “Recuos e espaçamento” há uma configuração particularmente interessante de se adotar. Trata-se de deslocar o texto alguns milímetros para a esquerda e para baixo. Isso evita que a impressão saia muito próxima dos limites de corte da etiqueta.

Uma opção para isso é definir o recuo antes do texto em 0,30 cm e o espaçamento acima do parágrafo em 0,20 cm, conforme a imagem abaixo.

Figura 17
Feito as alterações, basta clicar em Ok.
Outra alternativa bacana que também pode ser realizada é editar os registros individualmente. Por exemplo, vamos supor que você queira que o nome do destinatário apareça em negrito e o restante do texto da etiqueta fique normal. Neste caso basta selecionar o campo <Nome> da primeira etiqueta, e aplicar o negrito. Depois, clique no botão “Sincronizar etiquetas”. O negrito no campo <Nome> que se refere ao nome do destinatário será propagado para as demais etiquetas, sem afetar o restante dos textos. Veja o exemplo na imagem abaixo:
Figura 18
Note que não é possível editar todas as etiquetas usando a técnica de selecionar o documento inteiro. Para isso você deve alterar o estilo associado à etiqueta, usando a opção “Editar estilo de parágrafo”, conforme explicado acima.
Salvando as etiquetas
Agora você pode salvar as etiquetas em sua pasta pessoal com o nome que desejar (Arquivo, Salvar Como). A partir daqui seu modelo de etiquetas estará pronto e você poderá utilizá-lo para gerar as suas etiquetas para todos os contatos da fonte de dados.
Ao abri-lo da próxima vez, o Writer exibirá uma mensagem informando que o documento contém vínculos e perguntando se você deseja atualizá-los. Se você fez alguma alteração em sua base de dados e deseja que as etiquetas sejam atualizadas, basta responder que sim.

Figura 19
Se preferir, também é possível salvá-la como modelo (arquivo, Salvar como modelo…).
Imprimindo as etiquetas
Para imprimir as etiquetas vá em Arquivo, Imprimir. A mensagem abaixo será exibida.
Figura 20
Responda “Sim”.

Se você responder “Não” o que será impresso é o modelo e não as etiquetas reais com os dados, que é o nosso objetivo.

Ao clicar “Sim”, uma janela se abrirá. Nela você tem várias alternativa e é importante você conhecer algumas delas e até fazer algumas mexidas para poder facilitar a sua vida e gerar as etiquetas adequadamente.
Figura 21
A primeira coisa que você deve fazer nessa janela é selecionar a opção “Arquivo”, e “Salvar como documento único”, conforme mostra a imagem abaixo.
Figura 22
Na área de saída, selecionar a opção “Arquivo” significa que primeiro você quer “imprimir” as etiquetas em um arquivo. Funciona como uma espécie de “salvar”.

Utilizar essa alternativa é bastante útil e particularmente recomendável. Através dessa opção você poderá verificar se as etiquetas estão corretas antes de mandar definitivamente para a impressora. Outro detalhe é que você poderá guardar o arquivo com as etiquetas totalmente preenchidas, no caso de querer imprimir os dados numa outra hora ou senão deixar tudo já prontinho para outra pessoa apenas abrir o arquivo e mandar imprimir. É a partir desse arquivo é que você vai mandar as etiquetas para a impressora de fato, quantas vezes quiser.

Se optar por enviar diretamente para a impressora sem querer saber de salvar também pode, é claro. Porém, caso tenha que cancelar a impressão por algum problema ou se precisar imprimir novamente essas etiquetas, você terá que refazer todo o procedimento a partir da tela acima.
Um item muito interessante que você pode configurar são os filtros de ordenação. Através desses filtros você pode, por exemplo, dizer ao Writer que deseja que todas as etiquetas sejam impressas com os nomes das pessoas em ordem alfabética, começando pela letra A até a Z.

Os filtros podem ser ativados através do botão indicado na imagem abaixo.

Figura 23
É possível utilizar até três critérios de classificação distintos e funcionando de forma paralela. Um exemplo: caso você tenha que enviar uma quantidade enorme de correspondências para cidades de todo o Brasil, uma alternativa bastante útil é classificar as etiquetas pelo endereçamento postal, visando facilitar a triagem pelos Correios. Assim você pode determinar a impressão de todas as etiquetas em ordem crescente pelo estado da federação. A impressão então começaria com todas as etiquetas do estado do Acre indo até o Tocantins.
Se quiser incrementar isso ainda mais, dentro de cada estado seria possível até mesmo ordenar as etiquetas por cidade. O Writer começaria enviando para a impressora todas as etiquetas do estado do Acre e, nesse conjunto de etiquetas, cada cidade sairia em ordem alfabética, da A a Z; reiniciando o processo estado por estado.

Por último, seria possível até mesmo informar que deseja classificar as etiquetas pelas ruas dentro de cada cidade.

Esse tipo de classificação é o que pode ser observada na imagem abaixo.
Figura 24
Caso você queira aplicar esse modelo para uma situação real, é importante ressaltar que seria mais coerente a classificação pelo CEP do que pelo endereço. Aqui trata-se apenas de um exemplo para que você compreenda as fantásticas facilidades que o Writer pode lhe proporcionar. As possibilidades são muitas.

Outra utilidade interessante é o botão “Autofiltro”. Através desse recurso é possível até mesmo determinar a impressão de apenas um conjunto de etiquetas – como por exemplo, somente as etiquetas de determinada cidade. Nesse caso, bastaria clicar sobre o nome da cidade e acionar o botão “Autofiltro”.
Se quiser cancelar todo o critério de classificação que você andou fazendo, basta clicar no botão indicado na imagem abaixo.

Figura 25
Terminado, clique em Ok. Uma janela para salvar o arquivo de etiquetas irá se abrir. Salve o arquivo com o nome que desejar, imprima agora ou senão deixe para mais tarde. Você poderá imprimir quantas cópias quiser!
Uma beleza não é?

No próximo artigo da série sobre mala direta, esqueça as etiquetas. Você verá como utilizar os recursos do Writer para imprimir sua lista de endereçamento diretamente sobre o envelope. Imperdível!

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